Word文書に電子サインをする
社内のペーパーレス化を本格的に進める上で、書類へのサインは大きな課題の一つです。文書を印刷してサインを書き、それをスキャンして再びデジタル化するのは無駄な手間です。ここでは、Word文書に電子サインを入れる2つの方法をご紹介します。
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Word文書へ電子サインをする
Word文書に電子サインを入れるには、以下の2つの方法があります。
- サインを撮影したりスキャンする
- Word文書に直接サインする（ワコムのペンなどを活用）。
電子サインをする機会が多い方は、ワコムのペンを使って直接Word文書にサインするのがおすすめです。文書の余白にメモを加えたり、イラストを描き込んだり、サイン以外にもペンを活用できます。ここから、電子サインを入れる2つの方法をご紹介します。
ワコムのペンタブレットでWord文書にサインできます。紙と同じように書くだけです。
ワコムのペンでWord文書に電子サインを入れるには、以下の手順に従います。
- Wordで文書を開きます。
- ツールバーの「描画」をクリックします。
- ペンを選択します。
- サインには細めの線がおすすめです。
- 色を選択（黒または濃紺を推奨）します。
- これでペンの設定は完了です。紙とペンのように、署名欄にサインを記入します。
- サインした文書を保存します。
ワコムペンの代わりにマウスやタッチパッドでサインすることもできますが、ぎこちない線で見栄えが悪くなりがちです。
サインをした文書は、後から変更できないようにPDF形式で保存することをおすすめします。
直接書き込むことで、筆らしい鮮明なサインを書き込めます。
2つ目の方法は、紙に書いたサインを撮影やスキャンして、画像ファイルとして利用することです。画像ファイルは適切なサイズにする必要があります。手順は以下の通りです。
- 白い紙にサインを書きます。
- サインした紙をスキャンし、GIF、JPG、PNGなどの形式で保存します。
- 保存した画像ファイルを開き、ツールバーの「トリミング」をクリックします。
- 必要な部分だけを残して、なるべく小さく選択（トリミング）します。サイン全体がしっかりと見えるように調整します。
- 「トリミング」をクリックして確定します。
- サインを挿入したいWord文書を開きます。
- サインを挿入したい位置にカーソルを置き、「挿入」>「画像」をクリックします。
- サインの画像ファイルを選択します。
- 画像の大きさや配置する場所はドラッグして調整できます。
この方法は、一度サインをスキャンすれば、何度でも使えるテンプレートを用意できることが利点です。Word文書にいつでも電子サインを入れることができます。一方で、サインの見栄えが悪くなりがちなのが欠点です。サインと一緒に用紙も撮影されるため、画像として挿入する場合、文書から浮き立ったような違和感を与えてしまう場合があります。サインするときは、筆の勢いで味のある線が書けますが、この方法ではそういったサインの個性が失われてしまいます。そのため、撮影やスキャンしたサインのトリミングには、ちょっとした技量が必要です。
サインと背景を分けるためには、以下の手順を行います。
- 撮影やスキャンしたサインをPNGファイルで保存します。
- Wordでサインの画像を開きます。
- 画像を右クリックし「図の書式設定」を選択します。
- 「図の書式設定」では4つのアイコンが表示されます。右端のアイコン（太陽を背にした山の図）をクリックします。
- 「図の色」を展開すると一番下に「色の変更」が表示されます。
- 背景が目立たなくなるように、「白黒: 50%」を選択します。
グラフィックソフトを使ったことがある人なら、サインをトリミングした後に、透明な背景を作ることできます。以下の設定で、テキストやラインの上にきれいにサインデータを配置できます。
- サイン画像を選択します。
- メニューバーの「図の形式」または「図の書式設定」フィールドをクリックします。
- 「文字列の折り返し」>「前面」を選択します。
- サイン画像をドラッグし、ラインやテキストの上に配置できるようになります。
電子サインの法律上の取り扱い
電子形式のサインでは、特にセキュリティと文書の真偽が問題になります。電子文書に書き込まれたサインは、偽造しやすいのです。基本的には手書きサインの入った文書を入手してしまえば、そのサインを撮影してWord文書に電子サインとして挿入できてしまいます。そのため、電子サインにはさまざまなレベルのセキュリティ対策が講じられています。いちばん安全なのは、証明書付きのデジタル署名です。サインが本物であることを証明するため、証明書が必須と定められている文書もあります。一方で、応募書類や解約申込などの文書は、Word文書にサインを画像として挿入したり、ワコムのペンで直接記入するデジタル署名で対応できます。ワコムのデジタルインクソフトウェアはWacom Ink Layer Language（WILL）テクノロジーを採用しています。このテクノロジーを使えば筆跡の生体情報を取り込み、さまざまなデバイスやアプリケーションで認証精度の高い電子サインを作成できます。
共有は必ずPDF形式で
電子サインを書き込んだWord文書は、絶対に共有しないでください。書き込み保護がされていないWord文書は改ざんしやすく、不正に利用される恐れがあります。そのため、サイン付きの文書は必ずPDF形式で保存、共有することをおすすめします。
Word文書への電子サインもWacom Oneで始めよう。
Wacom One は13.3型ディスプレイで、紙にペンで描くような自然な描き味を持つ液晶ペンタブレット。軽量で手になじむペンが鉛筆、絵筆、チョークなどの様々な画材に早変わりし、消しゴムとして使うこともできます。もちろん、デジタル文書へのサインにも活躍します。ダウンロード可能なバンドルソフトウェア付き。MacやWindows以外にも、一部のAndroid端末で使用できます。
Wacom One 13
自然な書き味のペンで高解像度のディスプレイに直接描くことで署名や作品制作ができます。
